juin 2019

L’armoire à clés : traçabilité assurée et sécurité améliorée !

Vous avez certainement déjà vu ces grands panneaux de bois sur lesquels sont pointés une quantité faramineuse de trousseaux de clés ? Probablement avez-vous attendu de longues minutes l’attribution de clés pour l’ouverture d’un local, d’un véhicule… juste parce qu’elles ont été égarées, non retournées, prises sans autorisation, ou tout simplement parce que la personne qui devait vous les remettre était absente ?

L’armoire à clés électronique peut être une solution très pratique pour éviter de perdre du temps à patienter et à chercher.

 

L’armoire à clés : le principe

L’armoire à clés électronique permet de rassembler toutes les clés dans un coffre sécurisé (par code, badge, empreinte). Chaque clé est scellée sur un porte-clés électronique qui se verrouille lorsqu’il est inséré dans son emplacement dédié dans l’armoire. L’accès aux clés est autorisé aux seules personnes disposant des droits d’accès. L’armoire à clés permet ainsi de protéger l’accès aux clés et d’assurer la traçabilité de celles-ci.

 

Une gestion simplifiée

Avant toute chose, les salariés doivent être enregistrés en base dans le logiciel (nom, prénom, service, et n° de badge si nécessaire) afin de pouvoir leur attribuer des droits en fonction de leur profil. Ultérieurement, lorsqu’un salarié a besoin d’accéder à une ressource, il présente son identifiant (badge, code, empreinte en fonction de la technologie installée) devant le lecteur et fait le choix du type de ressource souhaitée. S’il dispose des droits d’accès, la clé est alors libérée. Ainsi, la porte de l’armoire s’ouvre automatiquement, un signal lumineux identifie le trousseau à détacher et le salarié récupère la clé.

Au retour, il devra présenter le keytag (support attaché à la clé qui contient la technologie du système) devant le lecteur pour libérer l’ouverture de l’armoire et remettre la clé à l’emplacement indiqué par le signal lumineux.

 

Traçabilité assurée et bien plus

Plus besoin d’attendre, les clés sont disponibles à tout moment à condition de disposer des droits d’accès à l’armoire. Désormais on connait le détenteur de la clé en cas de non-retour… Plus d’excuse, le « coupable » est identifié.

Au-delà de la simple gestion de traçabilité des clés, il est envisageable d’associer la notion de planification. Dans ce cas, le salarié qui aura préalablement effectué une réservation de clé via le logiciel de planification en précisant la période désirée (date/heure du retrait et du retour), aura accès à la ressource uniquement durant la plage horaire autorisée.

Pour aller plus loin, il peut même être envisagé de mettre en place un système d’alarme automatisée en cas de non-retour des clés dans le délai imparti. Ainsi, le gestionnaire est alerté du non-retour et le détenteur de la clé est alerté automatiquement par sms/mail de la demande de mise en conformité.

 

Une solution vite rentabilisée

Avec l’armoire à clés, celles-ci sont accessibles à tout moment sans nécessiter de personnel. De plus, en contrôlant les retraits et retours des clés et en sachant à qui elles ont été attribuées, on limite les risques de pertes de clés et les rééditions onéreuses (certaines clés spécifiques coûtent très cher !). Au-delà du confort de gestion des clés, l’entreprise s’y retrouve aussi d’un point de vue financier si elle a un volume important de ressources à gérer et sécuriser. Gain de temps et gain d’argent sont liés !

 

Une gamme d’armoires

Les armoires à clés se déclinent sous différents formats. Certaines pour des petites structures peuvent sécuriser une dizaine de clés, quand les plus grands formats peuvent en contenir plusieurs centaines. En fonction des modèles l’accès aux clés est sécurisé soit par une porte vitrée ou par un système de volet roulant. Le choix du modèle est fonction du besoin et des éventuelles contraintes d’aménagement des entreprises, collectivités, ou associations.

Si le besoin évolue, la solution s’adapte ! Il est tout à fait possible d’ajouter de nouvelles armoires au système de gestion des clés existant. Il est aussi possible de mixer différents types d’armoires (à clés, à coffres…) en fonction du besoin des entreprises.

Le fabriquant Deister est une référence sur le marché des armoires électroniques. Horoquartz est aujourd’hui distributeur d’une large gamme de leurs produits qui peuvent s’utiliser seuls ou intégrés à sa solution complète de sûreté-sécurité Protecsys 2 Suite.

 

Maude Baudrand, Chef de Projet Marketing Sûreté-Sécurité chez Horoquartz, d’après un entretien réalisé avec Vivian Pelletier, Directeur Produit Sûreté chez Horoquartz.

Maude Baudrand                    Vivian Pelletier