novembre 2019

Contrôle d’accès : l’importance de l’accompagnement du changement pour les utilisateurs !

Après des semaines de déploiement, de paramétrage, d’installation de périphériques et d’obstacles, de tests de fonctionnement, votre système de contrôle d’accès est enfin prêt à fonctionner. Son fonctionnement est simple à priori. Son utilisation semble tellement évidente que finalement vous n’avez pas beaucoup investi sur l’information et la formation de vos collaborateurs qui vont l’utiliser tous les jours. Or pour ces usagers du quotidien, un système de contrôle d’accès appelle beaucoup de questions, sur 2 points en particulier.

La conformité

La conformité d’une solution de contrôle d’accès suppose le respect d’une procédure stricte d’information des IRP et du personnel quant aux finalités du système, à ses modalités de fonctionnement, aux droits d’opposition et de rectification des salariés, à la définition des utilisateurs du système.

Le non-respect de ces procédures peut entraîner des sanctions administratives mais aussi déboucher sur des contentieux. Ce point est régulièrement un sujet de vigilance pour les représentants du personnel et peut entacher le système de doutes sur sa régularité dès sa mise en œuvre. Même si ces dispositions ont été respectées à la lettre par l’entreprise, il est important de les rappeler lors du déploiement du système et d’informer les salariés sur leurs droits. Il est nécessaire d’être encore plus vigilant sur ce point dès lors qu’une solution de vidéosurveillance est déployée en parallèle du contrôle d’accès ou en cas de recours à des lecteurs biométriques.

On peut également rappeler que le non- respect des procédures légales lors de la mise en place d’un système de contrôle d’accès est un moyen régulièrement utilisé par les avocats en cas de contentieux avec un salarié afin d’entraîner la nullité d’une preuve apportée par l’employeur, issue de l’application.

Les procédures

Elles peuvent sembler tellement usuelles qu’on peut vite oublier de les documenter et de communiquer dessus. Or, si le collaborateur utilise le système au quotidien pour circuler dans les locaux, un certain nombre de procédures resteront exceptionnelles pour lui ou peu fréquentes : Comment déclarer la perte d’un badge ? Que faire si mon badge ne fonctionne pas ou plus ? Comment faire modifier des droits d’accès si je ne peux pas rentrer à un endroit où je suis autorisé ?  Comment faire pour déclarer dans le système un visiteur que je reçois bientôt ? A qui m’adresser pour donner des droits d’accès temporaires à un stagiaire ? Que faire en cas d’alerte incendie ?

Ces procédures doivent être documentées et mises à disposition des collaborateurs de façon aisée, par exemple sur l’intranet de l’entreprise ou dans un registre de procédures. Des supports de type tuto ou vidéo faciliteront l’accès à l’information. Mais quoi qu’il en soit, des sessions d’information directe, par oral et par groupes de salariés sont souvent le meilleur moyen de faire passer l’information.

L’exemple du Conseil Départemental du Morbihan.

Le Conseil Départemental du Morbihan a déployé la solution de contrôle d’accès Protecsys 2 Suite d’Horoquartz. Une attention particulière a été apportée à la définition et au cadre d’utilisation du système, conjointement avec les élus. Un autre effort significatif a été fait sur l’accompagnement du changement auprès de tous les utilisateurs de la solution. Lire le témoignage du CD du Morbihan.

 

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz.

Thierry Bobineau